Google Apps Script

Giới thiệu

Các tính năng nổi bật của Google Apps Script:

Tự động hóa các công việc trong Google Sheets: Bạn có thể viết các script để tự động cập nhật, tính toán dữ liệu, hoặc gửi thông báo từ Google Sheets.
Tích hợp với các dịch vụ Google khác: Bạn có thể sử dụng Apps Script để tích hợp với các dịch vụ như Gmail, Google Calendar, Google Drive và Google Contacts.
Tạo các ứng dụng web: Google Apps Script cho phép bạn tạo các ứng dụng web mà không cần phải cài đặt máy chủ, sử dụng HTML, CSS và JavaScript.
Quản lý và phân tích dữ liệu: Các script có thể tự động xử lý, phân tích và tạo báo cáo từ dữ liệu trong Google Sheets

Ưu điểm:

Dễ sử dụng: Dựa trên JavaScript, dễ học và sử dụng.
Tự động hóa: Tự động hóa các tác vụ trong Google Sheets, Gmail, Google Calendar, v.v.
Tích hợp với các dịch vụ Google: Liên kết chặt chẽ với các ứng dụng Google, như Google Docs, Sheets, và Drive.
Không cần cơ sở hạ tầng: Dễ dàng triển khai và không cần máy chủ.
Miễn phí: Google Apps Script hoàn toàn miễn phí.

Nhược điểm:

Giới hạn tài nguyên: Các hạn chế về số lượng yêu cầu API và thời gian chạy script có thể gây khó khăn khi xử lý dữ liệu lớn.
Không mạnh về giao diện người dùng: Khó tạo giao diện người dùng phức tạp như các nền tảng khác.
Khả năng mở rộng hạn chế: Không thích hợp cho các dự án phức tạp yêu cầu hiệu suất cao.

Hướng dẫn sử dụng

Hướng dẫn sử dụng Google Apps Script để tạo hệ thống quản lý sổ sách và báo cáo tự động

Bước 1: Tạo Google Sheets để lưu trữ dữ liệu

Mở Google Sheets và tạo một bảng tính mới.
Tạo các cột dữ liệu cần thiết cho hệ thống sổ sách, ví dụ như:
- Ngày
- Mã giao dịch
- Loại giao dịch (Thu nhập/Chi phí)
- Số tiền
- Ghi chú

Ví dụ về bảng dữ liệu:

Ngày	Mã giao dịch	Loại giao dịch	Số tiền	Ghi chú
01/01/2025	T001	Thu nhập	500,000	Tiền bán hàng
02/01/2025	T002	Chi phí	150,000	Chi phí vận chuyển
03/01/2025	T003	Thu nhập	300,000	Tiền bán hàng

Bước 2: Mở Google Apps Script

Trong Google Sheets, chọn Extensions > Apps Script để mở cửa sổ soạn thảo mã.
Trong cửa sổ Apps Script, bạn sẽ thấy một file Code.gs mặc định. Bạn có thể bắt đầu viết mã ở đây.

Bước 3: Viết mã Google Apps Script

Dưới đây là một ví dụ về mã Google Apps Script để tính toán tổng thu nhập, chi phí và lợi nhuận từ dữ liệu trong Google Sheets, và gửi báo cáo qua email.

javascript

// Hàm tính toán tổng thu nhập, chi phí và lợi nhuận function calculateReport() { var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); // Lấy toàn bộ dữ liệu var totalIncome = 0; var totalExpense = 0; // Lặp qua các dòng dữ liệu (bỏ qua dòng tiêu đề) for (var i = 1; i < data.length; i++) { var transactionType = data[i][2]; // Loại giao dịch (Thu nhập/Chi phí) var amount = data[i][3]; // Số tiền if (transactionType === "Thu nhập") { totalIncome += amount; // Cộng vào tổng thu nhập } else if (transactionType === "Chi phí") { totalExpense += amount; // Cộng vào tổng chi phí } } // Tính lợi nhuận var profit = totalIncome - totalExpense; // Gửi báo cáo qua email var email = "your-email@example.com"; // Địa chỉ email nhận báo cáo var subject = "Báo cáo tài chính tháng"; var body = "Tổng thu nhập: " + totalIncome + "\n" + "Tổng chi phí: " + totalExpense + "\n" + "Lợi nhuận: " + profit; MailApp.sendEmail(email, subject, body); // Gửi email // Thêm thông tin vào báo cáo trên Google Sheets (bạn có thể ghi vào một sheet riêng) var reportSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Báo cáo"); if (!reportSheet) { reportSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().insertSheet("Báo cáo"); } // Ghi báo cáo vào một dòng mới reportSheet.appendRow([new Date(), totalIncome, totalExpense, profit]); } // Hàm chạy tự động hàng ngày function createTrigger() { ScriptApp.newTrigger('calculateReport') .timeBased() .everyDays(1) // Chạy mỗi ngày .atHour(9) // Chạy vào 9 giờ sáng .create(); }

Giải thích mã:

calculateReport: Hàm này sẽ tính toán tổng thu nhập, chi phí và lợi nhuận dựa trên dữ liệu trong Google Sheets và gửi báo cáo qua email.
createTrigger: Hàm này tạo một trigger tự động chạy hàm calculateReport mỗi ngày vào lúc 9 giờ sáng.

Bước 4: Cài đặt Trigger tự động

Để hệ thống tự động chạy mỗi ngày, bạn cần cài đặt trigger:
- Trong cửa sổ Apps Script, chọn hàm createTrigger và nhấn Run để cài đặt trigger tự động.
- Trigger sẽ giúp hàm calculateReport chạy tự động mỗi ngày vào thời gian đã định (ví dụ: 9 giờ sáng).

Bước 5: Kiểm tra và chạy thử

Sau khi viết mã, bạn có thể nhấn Save để lưu lại và thử chạy hàm calculateReport lần đầu tiên.
Kiểm tra email của bạn để xem báo cáo tài chính đã được gửi chưa.